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Savoir travailler dans l'urgence

27 mars 2017
  • Optimiser son temps

Comment agir dans une situation d’urgence professionnelle ? Urgence « habituelle » ou urgence réelle ? Au travail, il arrive que l’urgence soit perpétuelle, car l’entreprise fonctionne à flux tendu, ou par la façon dont tout ou partie du personnel gère ses activités.

 

Les réactions à l’urgence ne sortent alors pas vraiment de l’ordinaire. On peut toutefois remarquer un surcroît d’activité, une surexcitation à l’approche d’une échéance, mais qui se révèle davantage « de façade » que d’une réelle efficacité. Certains, plus « sensibles », peuvent cependant difficilement s’habituer à cette effervescence continue et vivre mal ce qui évoque un éventuel manque d’organisation. Ils peuvent alors interroger le(s) supérieur(s)(es) hiérarchique(s) en toute franchise pour trouver une solution moins déstabilisante, voire même proposer des idées pour améliorer cette situation. Proposer davantage de maîtrise du fonctionnement logistique peut mettre en exergue un esprit logique, mature, et apporter des preuves de l’engagement professionnel.

Par contre, quand il est question d’urgence véritable, comme de terminer un dossier pour telle heure (car il sera présenté en conférence juste après), ou de répondre à un appel d’offres avant la clôture de remise des dossiers, là le stress peut très rapidement se manifester.

Panique ou procrastination ? Des réactions totalement opposées

Face à une situation d’urgence, chaque personne réagit selon son caractère. Certains se paralysent sous l’effet de la pression, d’autres s’agitent de façon stérile, s’éparpillant de tous côtés, d’autres enfin se servent de leur stress pour concentrer leurs efforts et prennent plaisir à relever le challenge.

Avant d’en arriver à la situation d’urgence, il y a eu peut-être un laps de temps qui aurait pu être utilisé pour commencer à travailler. Mais beaucoup ont une tendance à la procrastination. Ce terme signifie que l’on remet sans cesse à plus tard ce qui pourrait être traité immédiatement. Le procrastinateur attend l’urgence pour réagir. Il peut procéder ainsi car il pense qu’il ne travaille bien que lorsque qu’il sait que le couperet va tomber. C’est un « accro » à l’adrénaline. Il peut alors faire preuve d’une productivité étonnante. Il désire montrer ses capacités de travailler vite et bien ; qualité fort recherchée de nos jours. Mais, au bout d’un certain temps, ce qui lui a servi de « moteur » l’entraîne dans une spirale où le stress agit de façon insidieuse. On constate alors des cas de dépression, de burn-out, de perte de confiance en soi.

Trouver le juste milieu: Répondre à l’urgence par une organisation méthodique

Pour ne pas tomber dans les travers évoqués ci-dessus, il n’existe qu’une seule règle : s’organiser dans le traitement des urgences.
Quelques lois ont été suggérées par des économistes. La loi de Carlson préconise de gérer son travail en refusant tout ce qui peut en distraire : appel téléphonique, interruption pour effectuer une autre tâche, etc.. La loi de Pareto, relativement proche de la précédente, conseille de classer ses activités par priorité et de ne pas dévier de cette règle. Enfin la loi de Murphy propose de toujours garder une marge pour d’éventuels imprévus ou urgences.

En conclusion: Toujours privilégier le dialogue et accepter ses limites

Le traitement de l’urgence n’est pas rare. La ou les personne(s) devant gérer les situations de crise doivent bien sûr faire le maximum pour donner satisfaction et respecter les délais imposés.
Mais parfois, les conditions de gestion de l’urgence sont tout simplement impossibles à tenir. Même quand on sacrifie sa vie personnelle à son travail, par goût ou par nécessité, il y a un moment où il faut savoir dire stop. Se rendre malade à cause du stress, tomber en dépression, souffrir du burn-out, sont des réalités.
Le dialogue est alors la seule solution de « sortie de crise ». Rencontrer son supérieur hiérarchique et lui dire qu’il est impossible de traiter un dossier dans un temps trop limité n’est pas chose honteuse. Peut-être ne s’imagine t-il pas les difficultés de la tâche demandée ? Ouvrir la discussion, lui rappeler que de nombreux délais ont été tenus alors même que la situation était urgente, c’est lui ouvrir les yeux sur les réalités du travail. Il ne peut décemment pas mettre un blâme à un(e) employé(e) qui expose en toute franchise la situation.
Ne pas pouvoir tenir des engagements peut arriver à n’importe qui. Y compris aux grands dirigeants. Comprendre ça, savoir que l’on est toujours perfectible, peut vraiment changer la façon de travailler et d’appréhender l’urgence.

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