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Optimiser le temps et l'organisation au travail

24 juillet 2017
  • Optimiser son temps

Pour optimiser son temps de travail en entreprise, il existe plusieurs méthodes de gestion du travail provenant de plusieurs courants. Chaque méthode présente des forces et met en évidence des principes intéressants. Zoom aujourd’hui sur les lois de Parkinson se sont illustrées pendant les années 1950 en Angleterre et prônent une meilleure gestion du temps de travail.

Quels sont les principes régissant la méthode Parkinson?

Suite à son étude sur les fonctionnaires anglais, Cyril Northcote Parkinson a réussi à dégager trois grands principes qu’il érige en lois.

Le premier principe montre que le travail a tendance à s’étaler de façon à occuper tout le temps qui lui est accordé. Par exemple, un travail pouvant être fait en une semaine prendra un mois si c’est le délai prédéfini pour accomplir ce travail par la direction.

Le deuxième principe établit le constat qu’un collaborateur augmente préférentiellement le nombre de ses subordonnés et non celui de ses rivaux. Lorsqu’un cadre est confronté à une surcharge de travail, il va plus facilement déléguer à des collaborateurs dont il estime qu’ils sont ses subordonnés plutôt qu’embaucher un autre cadre qui aura le même statut que lui. Cette augmentation des effectifs entretenant une hiérarchie montre des limites, notamment en perte de temps. Effectivement, en déléguant à des subordonnés, le cadre multiplie les réunions et les rapports qui vont peser sur la productivité.

Le troisième et dernier principe estime qu’une administration dont l’effectif est égal ou supérieur à mille personnes est occupée à temps plein par la seule gestion de ses effectifs. Cette gestion des équipes occupe des postes supplémentaires à temps plein. Un nombre important d’employés limite ainsi la productivité.

Comment l’utiliser efficacement?

Cyril Northcote Parkinson met en avant que son constat peut permettre de travailler mieux. Toutefois, si le travail se dilate, à l’inverse, on ne peut pas le concentrer à l’infini car des tâches nécessitent un minimum de temps. L’équipe managériale doit donc se concerter afin de fixer des temps et délais réalistes pour chaque tâche à accomplir. En parallèle de cela, il est conseillé de laisser du temps au salarié pour développer un projet personnel. Cela peut correspondre à 10% de son temps et ne doit pas être contrôlé par l’entreprise. En faisant confiance au salarié, il est même possible que cette liberté puisse servir l’entreprise par la suite.

Dans un second temps, il faut analyser le travail de l’équipe et ses désordres. Une organisation trop pyramidale peut s’avérer moins efficace dans la mesure où trop de temps sera consacré aux rapports hiérarchiques et aux réunions. Il faudra peut être revoir l’organisation du travail dans un modèle plus horizontal et participatif.

C’est en analysant les failles de l’organisation actuelle qu’un gestionnaire va pouvoir améliorer sa productivité. L’astuce est de toujours garder un œil critique mais bienveillant !

Les conseils

Listez dans un carnet les étapes dans la réalisation d’un projet. Notez ensuite le temps réellement nécessaire à la réalisation de chaque tâches. Plus vous dépassez ce délais, plus vous sombrez dans la loi de Parkinson.

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